Dalam dunia bisnis yang penuh dengan tawaran dan negosiasi, tak jarang kita harus menghadapi keputusan sulit untuk menolak penawaran yang datang. Apa pun alasan di balik penolakan itu, penting bagi kita untuk tetap menjaga sikap lugas serta menghibur agar hubungan bisnis tetap berjalan baik. Berikut ini adalah contoh surat penolakan penawaran yang menggabungkan kedua elemen tersebut dengan santai. Yuk, disimak!
Daftar Isi
Surat Penolakan Penawaran dengan Kelembutan
Kepada,
[Perusahaan/Individu Penerima Tawaran],
[Alamat Perusahaan/Individu Penerima Tawaran],
[Alamat Kota, Negara]
Hai [Nama Perusahaan/Individu Penerima Tawaran],
Kami harap kami bisa menyapa Anda dengan baik. Terima kasih atas tawaran yang Anda sampaikan kepada kami beberapa waktu lalu. Kami menghargai waktu dan upaya yang Anda habiskan untuk menyusun penawaran tersebut dan ingin memberi tahu Anda bahwa kami telah mempertimbangkan secara cermat.
Kami mengakui bahwa tawaran Anda menawarkan banyak manfaat dan potensi bagi kami. Namun, setelah melakukan analisis mendalam dan diskusi internal, kami merasa bahwa saat ini bukanlah waktu yang tepat untuk kami mengambil kesempatan ini. Keputusan ini tidak mudah, tetapi kami meyakini bahwa hal ini akan memungkinkan kami fokus pada tujuan dan prioritas kita saat ini.
Hormat kami sebagai mitra bisnis, kami tetap berharap kerja sama dan hubungan baik terjalin di antara kita. Kami menghargai dedikasi dan semangat kerja yang Anda tunjukkan selama proses penawaran ini. Langkah berikutnya yang kami ajukan adalah menjaga saling menguntungkan antara kedua belah pihak, dan siapa tahu, bisa saja ada kesempatan untuk berkolaborasi di masa depan.
Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut atau ingin memperdalam pembicaraan ini, kami dengan senang hati menyambut panggilan, pertemuan, atau komunikasi lain yang Anda rasa perlu. Kami selalu terbuka untuk menjalin hubungan profesional lebih lanjut dan membangun jaringan yang lebih luas.
Terakhir, kami juga ingin mengucapkan terima kasih kembali atas kesempatan ini. Semoga kami dapat terus melanjutkan perjalanan bisnis masing-masing dengan meraih kesuksesan yang lebih besar. Tetap semangat!
Hormat kami,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Perusahaan Anda]
Telp: [Nomor Telepon Anda]
Email: [Alamat Email Anda]
Website: [Alamat Website Anda]
Disclaimer: Surat penolakan ini hanya bersifat contoh santai yang menggabungkan kelembutan dalam mengkomunikasikan penolakan penawaran. Silakan sesuaikan dengan nuansa dan konteks yang relevan bagi perusahaan Anda.
Sumber: Dikutip dari SuratKabarBisnis.com
Apa itu Surat Penolakan Penawaran?
Surat penolakan penawaran adalah surat resmi yang dikirim oleh perusahaan atau instansi kepada pihak yang mengajukan penawaran bisnis yang tidak dapat diterima. Surat ini berfungsi untuk memberi tahu pihak yang mengajukan penawaran bahwa proposal atau penawaran yang diajukan tidak memenuhi persyaratan atau tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Contoh Surat Penolakan Penawaran
Bagian 1: Penerimaan Surat
Kepada,
Yth. [Nama Perusahaan/Individu Pemohon]
Alamat
Kota, Kode Pos
Tanggal: [Tanggal Surat]
Bagian 2: Perkenalan
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas ketertarikan Anda dalam mengajukan penawaran untuk [membangun kerjasama/bekerja sama/mengadakan kontrak] dengan [nama perusahaan]. Kami telah menerima dengan baik surat penawaran yang dikirimkan oleh Tim Anda pada [tanggal surat penawaran].
Bagian 3: Alasan Penolakan Penawaran
Setelah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap penawaran yang Anda ajukan, kami dengan sangat menyesal menyampaikan bahwa kami tidak dapat menerima penawaran tersebut. Berikut adalah alasan-alasan yang mendasari penolakan penawaran:
1. Ketidaksesuaian Dalam Harga
Kami memahami bahwa harga adalah salah satu faktor penting dalam sebuah penawaran. Namun, setelah melakukan perbandingan dengan penawaran dari pihak lain, kami menemukan bahwa harga yang Anda ajukan tidak kompetitif atau melebihi anggaran yang telah kami tetapkan.
2. Ketidaksesuaian Dalam Kualitas Produk/Jasa
Kami memiliki standar kualitas yang sangat tinggi dalam memilih mitra bisnis. Sayangnya, produk atau jasa yang Anda tawarkan tidak memenuhi kriteria kualitas yang kami butuhkan. Kami memegang teguh komitmen kami untuk memberikan produk dan layanan terbaik kepada pelanggan kami.
3. Ketidaksesuaian Dalam Persyaratan
Penawaran yang Anda sampaikan tidak sepenuhnya memenuhi persyaratan yang telah kami tetapkan dalam RFP (Request for Proposal) atau permintaan penawaran kami sebelumnya. Kami berharap agar para pihak yang berpotensi menjalin kerjasama dengan kami dapat memenuhi dan memahami kebutuhan dan persyaratan kami dengan baik.
Bagian 4: Harapan Kami
Kami menghargai waktu dan upaya yang telah Anda lakukan dalam menyusun penawaran ini. Meskipun penawaran Anda tidak kami terima, kami tetap berharap dapat menjalin hubungan bisnis di masa depan. Tentu saja, dengan penawaran yang lebih sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan perusahaan kami.
Bagian 5: Penutup
Sekali lagi, kami ingin mengucapkan terima kasih atas upaya Anda dalam mengajukan penawaran kepada kami. Kami menghargai kerja keras dan komitmen yang Anda tunjukkan. Kami berharap Anda dapat terus berkembang dalam bisnis Anda dan sukses di masa mendatang.
Bagian 6: Tanda Tangan dan Nama
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan Penandatangan]
[Nama Perusahaan]
Cara Membuat Surat Penolakan Penawaran
Jika Anda perlu membuat surat penolakan penawaran, ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Penjelasan Inti Penolakan
Mulailah dengan menjelaskan bahwa Anda, sebagai perusahaan atau instansi, tidak dapat menerima penawaran yang diajukan. Jelaskan dengan jelas alasan mengapa penawaran tersebut ditolak, misalnya ketidaksesuaian harga, kualitas, atau persyaratan.
2. Tetap Bersikap Profesional
Pastikan bahasa yang digunakan tetap profesional dan sopan. Hindari menggunakan kata-kata yang menyinggung atau merendahkan. Sampaikan penolakan dengan cara yang jelas, namun tetap menghargai usaha yang dilakukan oleh pihak yang mengajukan penawaran.
3. Tawarkan Harapan di Masa Depan
Meskipun penawaran saat ini ditolak, berikan harapan bahwa Anda tetap terbuka untuk berkolaborasi atau berusaha lagi di masa mendatang. Tunjukkan apresiasi atas upaya yang dilakukan oleh pihak yang mengajukan penawaran dan sampaikan bahwa Anda menghargai kemitraan potensial di masa depan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apakah saya bisa mengajukan penawaran kembali di masa depan?
Tentu saja! Kami tetap terbuka untuk menerima penawaran dari Anda di masa mendatang. Namun, pastikan bahwa penawaran Anda memenuhi semua persyaratan yang telah kami tetapkan agar dapat dipertimbangkan dengan lebih baik.
2. Bisakah Anda memberikan informasi lebih detail tentang persyaratan yang harus dipenuhi dalam penawaran?
Tentu saja! Kami akan senang untuk memberikan informasi lebih rinci tentang persyaratan yang harus dipenuhi dalam penawaran. Silakan hubungi departemen pengadaan kami untuk mendapatkan panduan yang lebih detail.
3. Apakah perusahaan Anda membuka kerjasama dengan pihak lain?
Kami selalu terbuka untuk menjalin kerjasama dengan mitra bisnis yang memiliki kualitas produk/jasa yang sesuai dengan kebutuhan kami. Jika Anda memiliki penawaran yang memenuhi persyaratan kami, kami akan dengan senang hati untuk menjalin kerjasama dengan Anda.
Kesimpulan
Surat penolakan penawaran adalah komunikasi resmi yang harus dilakukan dengan hati-hati dan profesional. Dalam surat penolakan penawaran, penting untuk menjelaskan alasan penolakan dengan jelas dan tetap menghargai upaya yang telah dilakukan oleh pihak yang mengajukan penawaran. Sampaikan harapan untuk kerjasama di masa depan, dan pastikan untuk tetap bersikap profesional dan sopan dalam setiap kalimat yang ditulis.
Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut tentang penolakan penawaran atau ingin mempelajari lebih lanjut tentang persyaratan penawaran kami, jangan ragu untuk menghubungi kami. Kami siap membantu dan menjawab pertanyaan Anda. Terima kasih atas perhatian Anda dan semoga sukses dalam usaha Anda!
