Saat ini, dengan begitu banyaknya kegiatan yang dilakukan melalui telepon, tidak dapat dipungkiri bahwa etika dalam menggunakan telepon sangat penting. Begitu pula dengan telephone courtesy atau sopan santun di telepon. Menurut seorang ahli, telephone courtesy dapat diartikan sebagai perilaku sopan yang ditunjukkan saat berkomunikasi menggunakan telepon.
Sebenarnya, telephone courtesy bukanlah hal baru dalam kehidupan kita sehari-hari. Namun, seringkali kita lupa bahwa etika ini juga berlaku saat berbicara melalui telepon. Banyak orang menganggap bahwa karena tidak bertemu secara langsung, mereka bisa mengabaikan tata krama yang seharusnya ada.
Namun, hal tersebut tidak sepenuhnya benar. Ketika berbicara melalui telepon, penting bagi kita untuk tetap menghormati lawan bicara kita. Bagaimanapun, telepon adalah alat komunikasi yang bisa menghubungkan kita dengan orang lain, baik itu kolega, klien, teman, atau keluarga.
Salah satu aspek penting dari telephone courtesy adalah memperhatikan intonasi suara kita. Mengapa demikian? Sebab, tanpa melihat ekspresi wajah dan gerakan tubuh, seseorang hanya memiliki intonasi suara untuk menentukan emosi dan niat di balik kata-kata yang terucap. Jadi, pastikan untuk berbicara dengan nada yang ramah dan tidak kasar.
Selain itu, penting juga untuk selalu mendengarkan dengan seksama apa yang disampaikan oleh lawan bicara. Jangan tergopoh-gopoh dalam memberikan tanggapan atau menginterupsi pembicaraan orang lain. Beri kesempatan kepada mereka untuk menyelesaikan pembicaraan mereka sebelum kita memberikan tanggapan atau pendapat.
Tidak hanya itu, masih ada beberapa prinsip dasar yang harus diingat agar telephone courtesy terjaga. Misalnya, meminta izin sebelum kita meneruskan percakapan ke orang lain, menghindari penggunaan kata-kata kasar atau pelecehan, serta memberikan salam dan ungkapan terima kasih di akhir percakapan.
Untuk dapat menggunakan telepon dengan sopan, tentu saja kita juga perlu memastikan bahwa alat komunikasi kita tetap dalam kondisi yang baik. Pastikan sinyal telepon kita kuat dan jelas, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar. Tidak ada yang lebih menyebalkan daripada berbicara dengan seseorang yang suaranya terputus-putus atau tidak jelas.
Mengingat pentingnya telephone courtesy, baik dalam komunikasi bisnis maupun pribadi, kita seharusnya belajar untuk menghargai dan mempraktikkan etika ini. Dengan begitu, kita dapat menciptakan hubungan yang lebih baik dan menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi melalui telepon. Jadi, mari kita mulai menggunakan telepon dengan sopan dan hormat, setiap kali.
Daftar Isi
Apa Itu Telephone Courtesy?
Telephone courtesy, atau sering disebut juga dengan etiket telepon, adalah serangkaian aturan dan sikap yang harus diikuti saat berkomunikasi melalui telepon. Etiket ini mencakup tata cara berbicara yang sopan, perilaku yang baik, dan penggunaan bahasa yang benar saat berbicara melalui saluran telepon.
Cara Praktis dalam Telephone Courtesy
Berikut adalah beberapa langkah praktis yang dapat Anda ikuti untuk menjaga etiket telepon yang baik:
1. Menjawab Panggilan dengan Sopan
Saat Anda menerima panggilan telepon, penting untuk menjawabnya dengan sopan dan ramah. Ucapan salam seperti “Halo”, “Selamat Siang”, atau “Selamat pagi” adalah hal yang umum dan memberikan kesan yang baik kepada penelepon. Hindari menjawab panggilan dengan suara yang tidak jelas atau tergesa-gesa.
2. Mendengarkan dengan Tulus
Saat berbicara dengan penelepon, penting untuk mendengarkan dengan saksama dan memberikan perhatian penuh kepada mereka. Jangan memotong pembicaraan mereka atau mengabaikan apa yang mereka katakan. Menunjukkan ketertarikan pada percakapan dan memberikan respons yang sesuai dapat menjaga hubungan yang baik dengan penelepon.
3. Berbicara dengan Bahasa yang Jelas dan Sopan
Ketika berbicara melalui telepon, pastikan untuk menggunakan bahasa yang jelas dan sopan. Hindari menggunakan kata-kata kasar, slang, atau bahasa yang tidak profesional. Bicaralah dengan tenang dan berbicara dengan jelas agar penelepon dapat memahami Anda dengan baik.
4. Bersikap Ramah dan Sabar
Telephone courtesy juga melibatkan sikap yang ramah dan sabar saat berbicara melalui telepon. Meskipun terkadang kita mungkin bertemu dengan penelepon yang kurang sabar atau emosional, penting untuk tetap tenang dan memberikan respons yang ramah. Mengungkapkan rasa terima kasih dan menunjukkan penghargaan kepada penelepon akan menciptakan lingkungan komunikasi yang positif.
5. Mengakhiri Panggilan dengan Sopan
Ketika akan mengakhiri panggilan, penting untuk melakukannya dengan sopan dan ramah. Ucapkan salam perpisahan dan berterima kasih kepada penelepon atas waktu mereka. Pastikan untuk mengucapkan “terima kasih” atau “sampai jumpa” sebelum menutup panggilan. Jangan terburu-buru dalam mengakhiri panggilan, tetaplah menghormati waktu dan perasaan penelepon.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
1. Apakah etiket telepon penting?
Ya, etiket telepon sangat penting dalam menjaga hubungan yang profesional dan memberikan pengalaman komunikasi yang baik. Dengan mengikuti etiket telepon, Anda dapat menciptakan kesan yang baik kepada penelepon dan membangun hubungan yang positif.
2. Bagaimana jika saya tidak tahu jawaban atas pertanyaan penelepon?
Jika Anda tidak tahu jawaban atas pertanyaan penelepon, jujurlah mengatakannya. Berikan penjelasan bahwa Anda akan mencari informasinya dan segera menghubungi mereka kembali. Pastikan untuk mengikuti komitmen ini agar dapat menjaga kepercayaan penelepon dan menunjukkan profesionalisme.
3. Apakah penting untuk mencatat panggilan telepon?
Mencatat panggilan telepon dapat menjadi alat yang berguna untuk mengingat detail penting dari percakapan tersebut. Hal ini berguna terutama dalam situasi yang memerlukan tindak lanjut atau jika ada pertanyaan tentang percakapan tersebut di kemudian hari. Namun, pastikan untuk menjaga kerahasiaan dan privasi informasi yang dicatat.
Kesimpulan
Dengan mengikuti etiket telepon yang baik, Anda dapat meningkatkan pengalaman komunikasi melalui telepon dan menjaga hubungan yang baik dengan penelepon. Penting untuk menjawab panggilan dengan sopan, mendengarkan dengan tulus, berbicara dengan bahasa yang jelas dan sopan, serta mengakhiri panggilan dengan sopan. Etiket telepon juga membutuhkan sikap yang ramah dan sabar dalam berkomunikasi. Jangan lupa untuk mencatat informasi penting saat perlu dan selalu meluangkan waktu untuk menjawab pertanyaan dengan kemampuan terbaik. Dengan menerapkan etiket telepon yang baik, Anda akan menjadi seorang profesional yang dihormati dalam komunikasi melalui telepon.
Baca juga: “7 Tips Penting dalam Mengatur Panggilan Telepon”
